Auditorías Internas de Calidad

Objetivo 

Establecer los lineamientos básicos para la Administración de las Auditorías Internas del Sistema de Gestión de la Calidad SGCI, Sistema de Certificación Laboral - SCLI, y otros Sistemas de Gestión del INTECAP. 

Alcance 

Aplica para la planificación, ejecución, control y seguimiento de auditorías internas del sistema de gestión de la Calidad, Sistema de Certificación Laboral y otros sistemas de Gestión de la Institución, que apliquen.

Responsabilidad 

Es responsabilidad del Departamento de Aseguramiento de la Calidad, la aplicación del presente procedimiento, a través del Administrador del programa de auditoría, los Auditores líderes y Auditores internos. Es responsabilidad de las Unidades Operativas y Administrativas la atención a auditorías internas.

Definiciones 

Auditor: persona que lleva a cabo una auditoría. 

Auditor interno en formación: auditor que ha completado la formación técnica, y participa en las auditorías internas como parte de la experiencia que debe adquirir. 

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. 

Auditoría in situ: Auditoría que se realiza en el sitio del auditado, para recopilar información y/o entrevistar a un auditado. Auditoría remota: Auditoría que se realiza utilizando tecnologías de la información y comunicación para recopilar información y/o entrevistar a un auditado, cuando los métodos “in situ” no son posibles o deseables. 

Auditoría combinada: Auditoría que se realiza utilizando ambos métodos, en el sitio y con tecnologías de la información y comunicación para recopilar información y/o entrevistar a un auditado. 

Ubicación virtual: lugar donde se realiza un trabajo o presta un servicio, usando aplicaciones en línea que permiten al personal ejecutar procesos con independencia de la ubicación física. 

Descripción 

Frecuencia de las auditorías 

Bianualmente el Departamento de Aseguramiento de la Calidad, registra el R.E.AC-09 Programa de auditorías internas de calidad, que contempla la frecuencia de auditorías para el Sistema de Gestión; el cual se elabora con base en la importancia, cambios en los procesos, resultados de auditorías previas, así como: los requerimientos de la norma aplicable (ISO 9001, ISO 17024, entre otras), requisitos específicos o reglamentarios, cambios importantes en la gestión, necesidades específicas de la organización, políticas de la organización, técnicas o tecnologías que pudieran afectar al Sistema de Gestión.

La Jefatura del Departamento de Aseguramiento de la Calidad, es la responsable de la administración del programa de auditorías internas.

Revisión y monitoreo del Programa de Auditorías Internas: El Jefe del Departamento de Aseguramiento de la Calidad, realizará revisiones periódicas del avance de ejecución del Programa de Auditorías para el Sistema de Gestión y determinará la necesidad de realizar modificaciones o ajustes al mismo.

Requisitos para Auditores Internos 

Educación mínima formal: dos años aprobados a nivel universitario / graduado de nivel medio con tres años de experiencia en INTECAP / tres años de experiencia en otra institución en trabajo relacionado con el Sistema de Gestión.

Formación Técnica: conocimiento en la interpretación de las Normas aplicables (ISO 9001, ISO 9000, ISO 19011, ISO 17024). 
Conocimientos y habilidades: aplicar técnicas de muestreo, enfoque basado en riesgos, habilidad en el uso de tecnologías de la información y comunicación institucionales (ejemplo herramientas Office 365, SITIO) para compartir documentos y realizar video conferencias. 

Experiencia: Dos años de experiencia en auditar sistemas de gestión basado normas ISO / participar como Auditor en Formación en al menos dos auditorías y demostrar capacidad de comunicación tanto verbal como escrita, con base al informe de desempeño que realiza el auditor Líder 

Atributos personales de los Auditores Internos: las características que se consideran en la selección de auditores son: conducta ética, buen juicio, mente abierta, tenacidad, capacidad de observación, comunicación, de cuestionar y probar hasta tener claridad de los hechos; capacidad para hacer conclusiones lógicas y objetivas, capacidad para escuchar, capacidad de análisis, diplomacia, disciplina, discreción y responsabilidad.

Requisitos para el Auditor Líder 

Educación mínima formal: tres años aprobados a nivel universitario / graduado de nivel medio con cinco años de experiencia en INTECAP / cinco años de experiencia en otra institución en trabajo relacionado con el Sistema de Gestión.

Formación Técnica: conocimiento en la interpretación de las Normas aplicables (ISO 9001, ISO 9000, ISO 19011, ISO 17024). 

Conocimientos y habilidades: aplicar técnicas de muestreo, enfoque basado en riesgos, habilidad en el uso de tecnologías de la información y comunicación institucionales (ejemplo herramientas Office 365, SITIO) para compartir documentos, programar reuniones y realizar video conferencias. 

Experiencia: tres años de experiencia en auditar sistemas de calidad basado normas ISO.  

Atributos personales de los Auditores Líderes: las características que se consideran en la selección de auditor líder son: liderazgo y coordinación, conducta ética, capacidad de comunicación, habilidad para tomar decisiones.

Responsabilidad de los auditores 

1. Cumplir con el 100% del Plan de auditoría interna 
2. Planear y realizar efectivamente las actividades asignadas 
3. Programar y/o participar en las reuniones de la auditoría 
4. Documentar los hallazgos de auditoría 
5. Reportar los resultados de la auditoría 
6. Verificar la aplicación y eficacia de las acciones correctivas, documentadas en auditorías previas 
7. Cooperar y apoyar al Auditor Líder 
8. Mantener la documentación relativa a la auditoría realizada 
9. Suministrar la documentación a la instancia correspondiente, cuando sea requerida 
10. Mantener la confidencialidad de la información
11. Dar trato privilegiado a la información de la auditoría con la discreción debida 

Responsabilidades del Auditor Líder 

1. Preparar el Plan de auditoría interna 
2. Realizar reuniones con los auditados previo a la auditoría 
3. Participar en la selección de otros miembros del equipo auditor 
4. Ejecutar todas las fases de la auditoría interna según plan 
5. Programar y/o participar en las reuniones de la auditoría 
6. Representar al equipo auditor, ante la Jefatura de la unidad auditada 
7. Verificar si en el Sistema de Gestión se tienen hallazgos recurrentes, para elaborar uno solo a nivel institucional, para esto se comunica con los líderes de cada equipo auditor durante la auditoría 
8. Preparar y entregar el reporte de la auditoría interna 
9. Dirigir las actividades de seguimiento 

Responsabilidades del Administrador del programa de auditorías 

1. Establecer el alcance del programa de auditoría 
2. Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoría 
3. Establecer las responsabilidades de la auditoría 
4. Establecer procedimientos para los programas de auditoría 
5. Determinar los recursos necesarios 
6. Asegurarse de la implementación del programa de auditoria, incluyendo el establecimiento de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría de las auditorías individuales, la determinación de los métodos de auditoría y la selección del equipo auditor y la evaluación de los auditores 
7. Asegurar que se gestionan y mantienen los registros apropiados de la auditoría 
8. Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría 
9. Informar a la Alta Dirección de los contenidos del programa de auditoría y cuando sea necesario, solicitar la aprobación.